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Documentos: centralizar archivos en Omni

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Workspace vs chatter

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Lo que vas a lograr

Decidir cuándo subir a Documents frente a adjuntar solo en el chatter de un registro El Roble.

9 minN1 · Día a díaLección 9 de 10

Antes de empezar

  • Omni 20 con los módulos indicados y permisos de lectura/escritura demo.
  • Empresa de práctica: Distribuidora El Roble S.A.S. (ficticia).
  • Usa solo datos de práctica, nunca datos reales de clientes.
  • Sin CONT / HD / SOPINT / POS en revisión.

Paso a paso

  1. Caso A: política transversal → Documents + espacio Academia.
  2. Caso B: foto puntual de un ticket demo → chatter del ticket.
  3. Haz un ejemplo de cada uno.
  4. Evita duplicar el mismo PDF en ambos sin necesidad.
  5. Documenta la regla en nota del taller.

Por qué funciona así

Chatter es contexto del registro; Documents es repositorio con permisos. Mezclarlos pierde archivos.

Ancla operativa (OMNI20-DOC-N1-09)

En el escenario Distribuidora El Roble S.A.S. para «Workspace vs chatter», deja evidencia en chatter con el id OMNI20-DOC-N1-09 y el token de taller a7216cbb. Así auditas el ejercicio sin reutilizar párrafos genéricos de relleno y sin datos reales.

Errores comunes y cómo salir

Todo al chatter:

Se pierde en el ruido.

Todo a Documents sin vínculo:

Huérfanos.

datos personales:

No.

Pregúntale a Turing

  • «Explícame: Workspace vs chatter»
  • «¿Cómo lo hago en la UI Documentos vs formulario › Chatter?»

Tip

Regla El Roble: ¿lo buscará alguien en 3 meses sin el ticket? → Documents.

Practica

Contexto: Distribuidora El Roble S.A.S.

  1. Sube un ejemplo A y un B y escribe la regla.
  2. Verifica el resultado en la UI.
  3. Sin datos reales.

Criterio de éxito: explicas el resultado en una frase a un compañero.

Para profundizar

[KB-OMNI20-DOC-01](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-01) · [KB-OMNI20-DOCS-01](/academia/kb/KB-OMNI20-DOCS-01)

Mini checklist

  • Prefijos ER- / ERD- / ER-KIT- / ER-LOTE-.
  • Sin packs en revisión.
  • Quiz mental.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Documents?
  • Repositorio transversal.
  • Contexto del registro.
  • Documents.
  • No: solo datos ficticios de práctica.

Respuesta: Repositorio transversal.

¿Qué dejas en el chatter al terminar la práctica?
  • Contexto del registro.
  • Repositorio transversal.
  • Documents.
  • No: solo datos ficticios de práctica.

Respuesta: Contexto del registro.

¿Regla 3 meses?
  • Documents.
  • Repositorio transversal.
  • Contexto del registro.
  • No: solo datos ficticios de práctica.

Respuesta: Documents.

¿Duplicar siempre?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Repositorio transversal.
  • Contexto del registro.
  • Documents.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

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