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Documentos: centralizar archivos en Omni

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Contenido del curso

Workflow de aprobación de docs (visión)

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Lo que vas a lograr

Montar un flujo mínimo de aprobación (actividad o estado) sobre un doc demo antes de compartirlo al portal.

9 minN1 · Día a díaLección 5 de 10

Antes de empezar

  • Omni 20 con los módulos indicados y permisos de lectura/escritura demo.
  • Empresa de práctica: Distribuidora El Roble S.A.S. (ficticia).
  • Usa solo datos de práctica, nunca datos reales de clientes.
  • Sin CONT / HD / SOPINT / POS en revisión.

Paso a paso

  1. En el PDF v2, crea actividad «Aprobar política demo» asignada a usuario editor.
  2. Si hay estados de aprobación, pásalo a «por aprobar».
  3. Como aprobador demo, marca actividad hecha / aprueba.
  4. Solo entonces comparte lectura portal (DOC-03).
  5. Documenta en chatter «aprobado Academia — no legal binding».

Por qué funciona así

Compartir sin aprobación es el origen de PDFs contradictorios. Un check humano basta en N1.

En Distribuidora El Roble S.A.S. usa el prefijo ER- en los registros de práctica antes de validar.

Errores comunes y cómo salir

Aprobar y compartir a la vez:

Secuencia: aprueba → share.

Aprobador = Everyone:

Un usuario concreto.

Documento legal real:

Demo only.

Pregúntale a Turing

  • «Explícame: Workflow de aprobación de docs (visión)»
  • «¿Cómo lo hago en la UI Documentos › Aprobación / Actividades?»

Tip

Actividad con fecha + responsable > estado decorativo vacío.

Practica

Contexto: Distribuidora El Roble S.A.S.

  1. Crea y cierra una actividad de aprobación demo.
  2. Verifica el resultado en la UI.
  3. Sin datos reales.

Criterio de éxito: explicas el resultado en una frase a un compañero.

Para profundizar

[KB-OMNI20-DOC-02](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-02) · [KB-OMNI20-DOC-03](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-03)

Mini checklist

  • Prefijos ER- / ERD- / ER-KIT- / ER-LOTE-.
  • Sin packs en revisión.
  • Quiz mental.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Orden?
  • Aprobar luego compartir.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • No en demo Academia.
  • Actividad con dueño.

Respuesta: Aprobar luego compartir.

¿Everyone?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Aprobar luego compartir.
  • No en demo Academia.
  • Actividad con dueño.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

¿Legal binding?
  • No en demo Academia.
  • Aprobar luego compartir.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Actividad con dueño.

Respuesta: No en demo Academia.

¿Mínimo N1?
  • Actividad con dueño.
  • Aprobar luego compartir.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • No en demo Academia.

Respuesta: Actividad con dueño.

Calificación
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