Paso a paso

1. Crear el diario de caja menor

1. Ve a Contabilidad › Configuración › Contabilidad › Diarios y pulsa Nuevo.
2. Nombre: «Caja menor», Tipo: Efectivo.
3. Guarda. Omni crea la cuenta de efectivo del diario; tu contador puede ajustarla al plan de cuentas.

2. Constituir el fondo

Registra el pago o la transferencia del banco a la caja menor por $500.000. Desde ese momento el diario «Caja menor» muestra ese saldo.

3. Registrar cada gasto

1. El custodio va a Gastos › Mis gastos › Mis gastos y pulsa Nuevo.
2. Elige la Categoría (producto de gasto), escribe el valor y adjunta la foto del soporte.
3. En el campo de quién pagó elige la opción pagado por la empresa, porque salió del fondo y no del bolsillo del empleado.
4. Envía el gasto para aprobación.

4. Aprobar y contabilizar

1. El responsable revisa en Gastos › Mis gastos › Gastos por procesar, aprueba y registra el asiento.
2. Al pagar con la empresa, elige el diario «Caja menor» como medio de pago.

5. Reponer el fondo

Cuando el saldo baje, suma los gastos aprobados y transfiere esa misma cantidad del banco a la caja menor. El fondo vuelve a $500.000.

Tip

Haz un arqueo físico cada semana y compáralo con el saldo del diario «Caja menor». La diferencia debe ser cero.