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Facturar y pagar en dólares: varias monedas y diferencia en cambio

Lo que vas a lograr

Registrar facturas de clientes o proveedores en dólares (o euros), dejar que Omni las convierta a pesos y contabilizar la diferencia en cambio cuando el pago llega con otra tasa.

9 minN2 · AvanzadoLección 6 de 8

Antes de empezar

  • La moneda de la compañía sigue siendo el peso colombiano; las otras monedas son adicionales.
  • Pregunta a tu contador qué tasa usar (normalmente la TRM del día) y qué cuentas usar para ingreso y gasto por diferencia en cambio.

Paso a paso

1. Activar la moneda

  1. Ve a Contabilidad › Configuración › Contabilidad › Monedas, busca USD y actívala.
  2. Abre la moneda y revisa la pestaña de tasas. Puedes cargar la tasa del día a mano o activar la actualización automática en Contabilidad › Configuración › Ajustes (sección Multimoneda; ahí eliges el proveedor y la frecuencia de actualización).

2. Facturar en dólares

  1. Crea la factura del cliente y en el campo Moneda elige USD.
  2. Escribe los precios en dólares. Omni muestra el equivalente en pesos con la tasa de la fecha de la factura.
  3. Confirma.

3. Registrar el pago

  1. Cuando llegue el pago, pulsa Registrar pago en la factura.
  2. Elige el diario del banco y la fecha. Si la tasa cambió, Omni calcula sola la diferencia en cambio y crea el asiento contra las cuentas configuradas.

Tip

Si el banco te consigna en pesos lo que el cliente pagó en dólares, registra el pago en pesos por el valor que realmente llegó; Omni concilia la factura y lleva la diferencia a la cuenta de diferencia en cambio.

Por qué funciona así

La contabilidad se lleva en pesos, pero cada línea guarda también el valor en la moneda original. Así el estado de cuenta del cliente se ve en dólares y el balance en pesos. La diferencia entre la tasa de la factura y la del pago es un ingreso o gasto real que debe quedar registrado.

Errores comunes y cómo salir

La factura en dólares salió con valores raros:

falta la tasa del día; cárgala y vuelve a poner la factura en borrador para recalcular.

No aparece la diferencia en cambio:

revisa que estén configuradas las cuentas de ganancia y pérdida por cambio en los ajustes.

La DIAN rechaza la factura en moneda extranjera:

confirma con tu proveedor tecnológico y tu contador los datos de moneda y tasa exigidos.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo hago una factura en dólares?»
  • «¿Dónde se ve la diferencia en cambio de un pago?»

Practica

Activa USD, carga una tasa ficticia de 4.000 y factura USD 100 a «Cliente El Roble». Registra el pago con tasa 4.100.

Criterio de éxito: aparece un asiento de diferencia en cambio por $10.000.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿En qué moneda se lleva la contabilidad de la compañía?
  • En pesos colombianos, aunque la factura sea en dólares.
  • En la moneda de cada factura.
  • Siempre en dólares.
  • En la moneda del banco.

Respuesta: En pesos colombianos, aunque la factura sea en dólares.

El pago llegó con una tasa distinta a la de la factura. ¿Qué hace Omni?
  • Registra la diferencia en cambio en las cuentas configuradas.
  • Rechaza el pago.
  • Cambia el valor de la factura.
  • Deja la factura abierta para siempre.

Respuesta: Registra la diferencia en cambio en las cuentas configuradas.

¿Qué falta si la factura en dólares muestra valores raros en pesos?
  • La tasa de cambio de esa fecha.
  • Un término de pago.
  • Una cuenta analítica.
  • Un diario de compras.

Respuesta: La tasa de cambio de esa fecha.

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