Ir al contenido
Inicio └Documentos: centralizar archivos en Omni └Centralizar documentos en Omni

Documentos: centralizar archivos en Omni

0 %

Completado

Contenido del curso

Centralizar documentos en Omni

Anterior Siguiente
Pantalla completa Compartir

Lo que vas a lograr

Entrar a la app Documentos de Omni 20, entender por qué centralizar archivos de Distribuidora El Roble S.A.S. evita el caos de correos/WhatsApp, y subir un PDF demo sin secretos.

9 minN1 · Día a díaLección 1 de 10

Antes de empezar

  • Módulo documents instalado (o Documents compartidos según edición).
  • Permiso de lectura/escritura en un espacio demo.
  • Archivo de práctica: PDF «Politica-demo-El-Roble.pdf» sin NIT real ni contratos firmados.

Paso a paso

  1. Abre Documentos desde el menú o búsqueda global.
  1. Identifica la vista de espacios / carpetas / «All» según tu versión.
  2. Localiza o crea el área visible para El Roble demo (sin mezclar con carpetas CONT en revisión).
  3. Acción Subir / arrastrar el PDF demo.
  4. Completa nombre: «ER-DEMO — Política interna asistencia Academia».
  5. Etiquetas u área: «Academia» / «Demo» si existen.
  6. Abre el documento y verifica visor/preview.
  1. Confirma que no está en un espacio de nómina real.

Por qué funciona así

Un solo repositorio con permisos reduce versiones perdidas en chats. Omni enlaza luego el archivo a proyectos, empleados o tickets sin reenviarlo.

Errores comunes y cómo salir

Subí un contrato firmado real:

bórralo del espacio; usa solo demo.

Espacio equivocado (RRHH productivo):

mueve o elimina; habla con admin de permisos.

Nombre genérico scan001.pdf:

renombra con ER-DEMO + tema.

Confundir adjunto de chatter con Documents:

el chatter es del registro; Documents es el file center.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo subo un documento centralizado en Omni 20?»
  • «¿Qué diferencia hay entre Documents y un adjunto en el chatter?»

Tip

Convención de nombre: ER-DEMO — <tema> — <yyyy-mm>. Ordena y audita limpiezas de prueba en minutos.

Practica

Contexto: Distribuidora El Roble S.A.S.

  1. Sube el PDF demo.
  2. Ábrelo en el visor.
  3. Verifica espacio/área correcta.

Criterio de éxito: otro usuario de demo lo encuentra por nombre sin pedirte el correo.

Para profundizar

[Documentos](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-01) · [Espacios](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-02) · [Compartir](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-03).

Mini checklist

  • PDF sin secretos.
  • Prefijo ER-DEMO.
  • Espacio demo.
  • Preview OK.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Meta?
  • Centralizar y versionar con permisos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Renombrar.
  • Ignorar Documentos y editar otro modelo que no corresponde a esta lección.

Respuesta: Centralizar y versionar con permisos.

¿Contrato real?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Centralizar y versionar con permisos.
  • Renombrar.
  • Ignorar Documentos y editar otro modelo que no corresponde a esta lección.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

¿Qué dejas en el chatter al terminar la práctica?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Centralizar y versionar con permisos.
  • Renombrar.
  • Ignorar Documentos y editar otro modelo que no corresponde a esta lección.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

¿Nombre scan001?
  • Renombrar.
  • Centralizar y versionar con permisos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Ignorar Documentos y editar otro modelo que no corresponde a esta lección.

Respuesta: Renombrar.

Calificación
0 0

No hay comentarios por ahora.

Unirse a este curso
para ser el primero en comentar.