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Documentos: centralizar archivos en Omni

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Contenido del curso

Espacios / carpetas de documentos

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Lo que vas a lograr

Organizar un espacio o carpeta «Academia El Roble» dentro de Documentos, con permisos mínimos para el equipo demo, sin abrir acceso a áreas CONT/HD en revisión.

9 minN1 · Día a díaLección 2 de 10

Antes de empezar

  • DOC-01 hecha (sabes subir).
  • Rol que permita crear carpetas/espacios o pedir al admin que cree «ER-DEMO Academia».
  • Lista de usuarios demo que deben ver el espacio.

Paso a paso

  1. En Documentos, crea carpeta/espacio «ER-DEMO Academia».
  2. Descripción: «Material de capacitación Omni 20 — ficticio El Roble».
  3. Ajusta permisos: lectura para grupo Academia demo; escritura para 1–2 editores.
  4. Mueve el PDF de DOC-01 a esta carpeta si quedó en «All» o Inbox.
  5. Crea subcarpeta opcional «Capturas redactadas».
  6. Verifica con un segundo usuario demo que ve la carpeta y no ve espacios ajenos.
  1. Anota en chatter interno del espacio (si existe) o en nota de admin: dueño = Academia.

Por qué funciona así

Sin espacios, Documents se vuelve un disco compartido caótico. Permisos por carpeta evitan que un aprendiz vea contratos o nómina.

Errores comunes y cómo salir

Heredar permisos demasiado abiertos:

revisa grupos; quita «Everyone».

Carpeta dentro de Contabilidad:

muévela a un espacio neutro.

Nombre sin ER-DEMO:

renombra antes de crecer.

Subcarpetas infinitas:

máx. 2 niveles en N1.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo creo un espacio de documentos con permisos en Omni 20?»
  • «¿Quién debería tener escritura en la carpeta Academia?»

Tip

Un espacio «ER-DEMO Academia» + uno «ER-DEMO Operaciones» separa capacitación de procedimientos vivos del muelle.

Practica

Contexto: Distribuidora El Roble S.A.S.

  1. Crea/usa ER-DEMO Academia.
  2. Mueve el PDF demo.
  3. Valida con segundo usuario.

Criterio de éxito: el segundo usuario ve Academia y no carpetas ajenas.

Para profundizar

[Espacios](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-02) · [Documentos](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-01) · [Compartir portal](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-03).

Mini checklist

  • Carpeta ER-DEMO.
  • Permisos mínimos.
  • Sin CONT/HD.
  • ≤2 niveles.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Para qué el espacio?
  • Orden + permisos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Evitar.
  • Máx. 2.

Respuesta: Orden + permisos.

¿Everyone escritura?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Orden + permisos.
  • Evitar.
  • Máx. 2.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

¿Dentro de Contabilidad?
  • Evitar.
  • Orden + permisos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Máx. 2.

Respuesta: Evitar.

¿Niveles N1?
  • Máx. 2.
  • Orden + permisos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Evitar.

Respuesta: Máx. 2.

Calificación
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