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Usuarios, permisos y empresas en Omni 20

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Crear un usuario y darle solo los permisos que necesita

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Lo que vas a lograr

Crear un usuario para un empleado y darle acceso solo a las apps que usa, por ejemplo solo Ventas.

7 minN1 · Día a díaLección 1 de 14

Antes de empezar

  • Necesitas ser administrador de tu base de Omni.
  • Cada usuario adicional puede tener costo en tu suscripción: eso lo atiende el equipo comercial de Laia, no esta lección.

Paso a paso

  1. Entra a Ajustes › Usuarios y empresas › Usuarios.
  2. Pulsa Nuevo y escribe el «Nombre» y el correo del empleado en «Usuario» (con ese correo entra a Omni).
  3. En la pestaña Permisos de acceso, deja Ventas con el nivel que necesita (por ejemplo, ver solo sus propios documentos) y las demás apps sin acceso.
  4. Guarda. Si no le llegó la invitación, reenvíala con Enviar un correo electrónico de invitación; con ella define su contraseña.
  5. Pídele que entre y confirma que solo ve las apps esperadas.

Por qué funciona así

En Omni 20 el modelo de permisos se simplificó: ya no hay reglas de registro aparte; el alcance (qué registros ve) va dentro del mismo permiso. Los grupos están en Ajustes › Usuarios y empresas › Grupos y el detalle técnico en Ajustes › Técnico › Seguridad › Permisos de acceso (solo para administradores con modo desarrollador). Si venías de Omni 19, la forma de explicar los grupos cambió.

Errores comunes y cómo salir

El usuario ve más de lo que debería

revisa sus grupos; puede tener un permiso de nivel superior en otra app que arrastra accesos.

Al usuario le sale «acceso denegado» en una pantalla de su trabajo

le falta un permiso de lectura en otra app relacionada (por ejemplo, Contactos). Agrega el mínimo necesario.

«¿Cuánto cuesta otro usuario?»

lo responde el equipo comercial de Laia; abre una solicitud comercial.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo creo un usuario y le doy permisos solo de ventas?»
  • «¿Qué cambió en los permisos de Omni 20?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. practica solo con datos ficticios (sin NIT, correos ni precios reales de clientes). Si el menú no coincide, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En El Roble:

  1. Crea un usuario de prueba solo con Ventas (usuario).
  2. Envíale (o simula) la invitación.
  3. Entra con ese usuario y verifica que no ve Ajustes de administración.

Criterio de éxito: usuario operativo con permisos mínimos + sin menús de admin.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Usuarios FAQ](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-01) · [Grupos](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-05) · [Reglas vs grupos](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-06)..

Cápsulas relacionadas (doc 12): CAP-USUARIO-01 · CAP-SESION-01 · CAP-EMPRESA-01.

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Dónde creas usuarios?
  • Ajustes › Usuarios y empresas › Usuarios.
  • Menos riesgo y menos ruido.
  • Revisa grupos y dependencias.
  • Reenvía el correo de invitación.

Respuesta: Ajustes › Usuarios y empresas › Usuarios.

¿Por qué mínimos permisos?
  • Menos riesgo y menos ruido.
  • Ajustes › Usuarios y empresas › Usuarios.
  • Revisa grupos y dependencias.
  • Reenvía el correo de invitación.

Respuesta: Menos riesgo y menos ruido.

Sobre «Crear un usuario y darle solo los permisos que necesita»: Ve más de lo debido:?
  • Revisa grupos y dependencias.
  • Ajustes › Usuarios y empresas › Usuarios.
  • Menos riesgo y menos ruido.
  • Reenvía el correo de invitación.

Respuesta: Revisa grupos y dependencias.

Sobre «Crear un usuario y darle solo los permisos que necesita»: Invitación no llega:?
  • Reenvía el correo de invitación.
  • Ajustes › Usuarios y empresas › Usuarios.
  • Menos riesgo y menos ruido.
  • Revisa grupos y dependencias.

Respuesta: Reenvía el correo de invitación.

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