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Administra tu Omni: permisos a fondo, importaciones y automatizaciones

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Importar datos desde una hoja de cálculo

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Lo que vas a lograr

Cargar muchos registros de una vez (por ejemplo, contactos o productos) desde un archivo de hoja de cálculo, probando antes de importar para no dañar datos.

8 minN2 · AvanzadoLección 2 de 11

Antes de empezar

  • Ser administrador o tener permiso para crear ese tipo de registro.
  • Tener el archivo en formato de hoja de cálculo o CSV, con una fila de títulos.
  • Ejemplo: El Roble quiere cargar 200 clientes de un archivo que le pasó el contador.

Paso a paso

  1. Exporta primero dos o tres registros del mismo tipo con Exportar desde la vista de lista. Así ves qué columnas espera Omni y con qué nombres.
  2. Arma tu archivo con esas columnas. Una fila por registro.
  3. Abre la vista de lista del tipo de registro (por ejemplo, Contactos), abre el menú de acciones de la vista y elige Importar. Sube tu archivo.
  4. Revisa que cada columna del archivo quede unida al campo correcto. Si una columna no corresponde a nada, déjala sin campo.
  5. Pulsa Probar. Omni revisa el archivo sin guardar nada y te muestra los errores fila por fila.
  6. Corrige el archivo o la asignación de columnas hasta que la prueba pase. Luego pulsa Importar.
  7. Revisa el resultado: Omni te dice cuántos registros se importaron. Abre dos o tres para confirmar que quedaron bien.

Por qué funciona así

La prueba recorre el archivo con las mismas validaciones de la importación real, pero sin guardar. Si la importación real falla, Omni muestra «La importación falló: revisa los siguientes errores» y no deja registros a medias de ese intento.

Errores comunes y cómo salir

Se duplicaron los registros

importaste dos veces el mismo archivo. Para actualizar registros existentes, incluye la columna de identificador que trae la exportación.

Error en una columna de lista (país, ciudad, categoría)

el valor del archivo no coincide con el nombre en Omni. Usa el mismo texto que ves en Omni.

Fechas o números raros

revisa el formato de fecha y el separador decimal del archivo antes de subirlo.

Una importación grande cambió datos de contabilidad o inventario

detente y escala a soporte con el archivo y la hora; no intentes corregir con otra importación.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo importo mis clientes desde Excel?»
  • «¿Qué significa este error de importación?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. conviene dejar el ejemplo con datos ficticios y una captura limpia (sin NIT reales ni correos de clientes). Si el menú no coincide con esta lección, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En la base de pruebas exporta tres contactos de El Roble, agrega dos filas nuevas en el archivo e impórtalo con Probar y luego Importar. Criterio: aparecen los dos contactos nuevos y no se duplicaron los tres existentes.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Usuarios, permisos y empresas: preguntas frecuentes](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-01).

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Qué haces antes de importar de verdad?
  • Pulsar Probar y corregir los errores.
  • Exportando algunos registros del mismo tipo.
  • Detenerte y escalar a soporte.
  • No; solo demos ficticios El Roble.

Respuesta: Pulsar Probar y corregir los errores.

¿Cómo sabes qué columnas espera Omni?
  • Exportando algunos registros del mismo tipo.
  • Pulsar Probar y corregir los errores.
  • Detenerte y escalar a soporte.
  • No; solo demos ficticios El Roble.

Respuesta: Exportando algunos registros del mismo tipo.

¿Qué haces si una importación grande dañó datos contables?
  • Detenerte y escalar a soporte.
  • Pulsar Probar y corregir los errores.
  • Exportando algunos registros del mismo tipo.
  • No; solo demos ficticios El Roble.

Respuesta: Detenerte y escalar a soporte.

¿Importas nómina/CONT real en esta práctica?
  • No; solo demos ficticios El Roble.
  • Pulsar Probar y corregir los errores.
  • Exportando algunos registros del mismo tipo.
  • Detenerte y escalar a soporte.

Respuesta: No; solo demos ficticios El Roble.

¿Qué módulo habilita Importar en listas?
  • Base_import (Importar).
  • Pulsar Probar y corregir los errores.
  • Exportando algunos registros del mismo tipo.
  • Detenerte y escalar a soporte.

Respuesta: Base_import (Importar).

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