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Administra tu Omni: permisos a fondo, importaciones y automatizaciones

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Automatizar tareas repetitivas con reglas de automatización

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Lo que vas a lograr

Crear una regla que haga sola una tarea repetitiva, por ejemplo programar una actividad cuando una oportunidad llega a la etapa «Propuesta».

10 minN2 · AvanzadoLección 3 de 11

Antes de empezar

  • Haber hecho OMNI20-ADM-N2-01 y OMNI20-CRM-N2-02.
  • Ser administrador y tener activo el modo de desarrollador.
  • Prueba siempre en una base de pruebas antes de crear la regla en tu base real.

Paso a paso

  1. Entra a Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización y pulsa Nuevo.
  2. Escribe el «Nombre de la regla de automatización» (por ejemplo, «Llamar al pasar a Propuesta») y elige el «Modelo» (en el ejemplo, la oportunidad del CRM).
  3. En «Activar» elige cuándo corre la regla. Las opciones más usadas son «La etapa está establecida como» (cuando el documento llega a una etapa), «Al crear» o «Al actualizar» (cuando se crea o se modifica) y «Según el campo de fecha» (antes o después de una fecha, con «Espera»).
  4. Si la regla solo debe aplicar a algunos documentos, defínelo en «Aplicar en» (por ejemplo, solo oportunidades del equipo «Constructoras»).
  5. En la pestaña Acciones a realizar agrega lo que debe pasar. Para el ejemplo, «Crear actividad» con el tipo «Llamada» a 1 día. Otras acciones útiles: «Enviar mensaje», «Actualizar el registro», «Agregar seguidores» o «Enviar WhatsApp».
  6. Guarda y prueba: mueve una oportunidad de prueba a «Propuesta» y confirma que se creó la actividad.
  1. Para revisar cuándo corrió la regla, mira su «Última ejecución». Si deja de servir, desmarca «Activo» en lugar de borrarla.

Por qué funciona así

Una regla tiene tres partes: cuándo se dispara («Activar»), sobre qué documentos («Aplicar en») y qué hace (Acciones a realizar). Separarlas permite reutilizar la misma acción en varias reglas y apagar una regla sin perder su configuración.

Errores comunes y cómo salir

La regla no corre

revisa que esté «Activo», que el «Modelo» sea el correcto y que el documento cumpla «Aplicar en».

Se crearon actividades repetidas

la regla se dispara «Al actualizar» y cualquier cambio la activa. Usa un disparador más preciso, como «La etapa está establecida como».

Alguien sugiere «Ejecutar código»

esa acción requiere conocimientos técnicos y puede afectar toda la base. Pídela a Laia; no la uses por tu cuenta.

Una regla está cambiando datos de forma masiva

desmarca «Activo» de inmediato y escala a soporte.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo creo una regla que programe una llamada cuando una oportunidad pasa a Propuesta?»
  • «¿Por qué mi regla de automatización no se ejecuta?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. conviene dejar el ejemplo con datos ficticios y una captura limpia (sin NIT reales ni correos de clientes). Si el menú no coincide con esta lección, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En la base de pruebas crea la regla «Llamar al pasar a Propuesta» para el CRM de El Roble y pruébala con una oportunidad. Criterio: al mover la oportunidad aparece una actividad de llamada con fecha de mañana, y al moverla de nuevo no se duplica.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Usuarios, permisos y empresas: preguntas frecuentes](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-01).

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Dónde se crean las reglas de automatización?
  • En Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización.
  • «Activar».
  • Desmarcas «Activo» y escalas a soporte.
  • Sí, antes de activar en operación real.

Respuesta: En Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización.

¿Qué campo define cuándo corre la regla?
  • «Activar».
  • En Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización.
  • Desmarcas «Activo» y escalas a soporte.
  • Sí, antes de activar en operación real.

Respuesta: «Activar».

¿Qué haces si una regla empieza a cambiar datos de forma masiva?
  • Desmarcas «Activo» y escalas a soporte.
  • En Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización.
  • «Activar».
  • Sí, antes de activar en operación real.

Respuesta: Desmarcas «Activo» y escalas a soporte.

¿Pruebas la regla primero en base de pruebas?
  • Sí, antes de activar en operación real.
  • En Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización.
  • «Activar».
  • Desmarcas «Activo» y escalas a soporte.

Respuesta: Sí, antes de activar en operación real.

¿Qué dejas en la descripción de la regla?
  • Objetivo + id de lección (ADM-N2-03) sin secretos.
  • En Ajustes › Técnico › Automatización › Reglas de automatización.
  • «Activar».
  • Desmarcas «Activo» y escalas a soporte.

Respuesta: Objetivo + id de lección (ADM-N2-03) sin secretos.

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