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Usuarios, permisos y empresas en Omni 20

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Importar contactos desde una hoja de cálculo

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Lo que vas a lograr

Importar una lista de contactos (clientes o proveedores de El Roble) con la herramienta de importación, sin duplicar a lo loco ni romper NITs.

8 minN1 · Día a díaLección 3 de 14

Antes de empezar

  • Archivo CSV o Excel limpio: una fila de encabezados, sin fórmulas rotas.
  • Prueba primero con 3 filas en una base de prueba o con «prueba de importación».
  • Define si son compañías o personas y el campo de identificación externo si lo usas.

Paso a paso

  1. En Contactos, usa el menú de favoritos / engranaje → Importar registros (o el asistente de importación de la lista).
  1. Sube el archivo. Mapea columnas: Nombre, Correo, Teléfono, Calle, Ciudad, NIT/VAT si aplica.
  2. Ejecuta la prueba: lee los errores (correo inválido, país, duplicados).
  3. Corrige el archivo y vuelve a probar hasta 0 errores críticos.
  4. Confirma la importación real. Revisa 2–3 fichas al azar.
  1. Si importaste proveedores y clientes mezclados, marca las casillas correspondientes en cada ficha o con una segunda importación de actualización.

Por qué funciona así

La importación masiva ahorra tiempo, pero un mapeo mal hecho crea cientos de contactos basura. Por eso Omni insiste en la prueba previa.

Errores comunes y cómo salir

Duplicados por nombre parecido:

usa un id externo estable o busca antes por NIT/correo.

NIT con DV mal:

no inventes dígitos; deja que Contabilidad revise datos fiscales.

Importé en producción sin prueba:

archiva los creados por fecha y corrige; no borres a ciegas si ya hay facturas.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo importo contactos en Omni 20?»
  • «¿Qué hago si la importación creó duplicados?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. practica solo con datos ficticios (sin NIT, correos ni precios reales de clientes). Si el menú no coincide, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En El Roble:

  1. Prepara un CSV de 5 contactos ficticios (nombre, correo, ciudad).
  2. Importa con la plantilla de Contactos.
  3. Verifica que no duplicaste por correo/NIT de prueba.

Criterio de éxito: 5 contactos importados + cero duplicados obvios.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Importar/exportar](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-02) · [Usuarios](/academia/kb/KB-OMNI20-ADM-01)..

Cápsulas relacionadas (doc 12): CAP-IMPORT-01 · CAP-IMPORT-02 · CAP-CONTACTO-01.

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Dónde importas?
  • Contactos › Importar (o Favoritos › Importar).
  • Plantilla + datos de prueba.
  • Revisa identificadores externos / correos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.

Respuesta: Contactos › Importar (o Favoritos › Importar).

¿Qué haces antes?
  • Plantilla + datos de prueba.
  • Contactos › Importar (o Favoritos › Importar).
  • Revisa identificadores externos / correos.
  • No: solo datos ficticios de práctica.

Respuesta: Plantilla + datos de prueba.

¿Sobre «Importar contactos desde una hoja de cálculo»: Duplicados:?
  • Revisa identificadores externos / correos.
  • Contactos › Importar (o Favoritos › Importar).
  • Plantilla + datos de prueba.
  • No: solo datos ficticios de práctica.

Respuesta: Revisa identificadores externos / correos.

¿Importas salarios reales en Academia?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Contactos › Importar (o Favoritos › Importar).
  • Plantilla + datos de prueba.
  • Revisa identificadores externos / correos.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

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