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Compras: de la solicitud de cotización a la factura

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Recibir la compra y crear la factura del proveedor

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Lo que vas a lograr

Registrar que llegó la mercancía de una orden de compra y dejar creada la factura del proveedor con las cantidades correctas.

7 minN1 · Día a díaLección 2 de 19

Antes de empezar

  • Haber hecho OMNI20-COMP-N1-01 y OMNI20-INV-N1-01 (recibir la mercancía de un proveedor).
  • Tener una orden de compra confirmada.

Paso a paso

  1. Entra a Compras › Órdenes › Órdenes de compra y abre la orden.
  2. Cuando llegue la mercancía, pulsa Recibir. Se abre la recepción de inventario: confirma las cantidades que llegaron y valídala, como en la lección de recepciones.
  3. De vuelta en la orden, mira el «Estado de entrega»: «Recibido totalmente», «Recibido parcialmente» o «No recibido». En cada línea, la «Cantidad recibida» muestra lo que entró.
  4. Cuando llegue la factura del proveedor, pulsa Crear facturas. Omni arma un borrador de factura de proveedor con lo pedido o con lo recibido, según cómo esté configurado el producto.
  5. Compara el borrador con la factura física (cantidades, precios e impuestos) y confírmala en Contabilidad. Si tu base usa factura electrónica de proveedor o documento soporte, sigue lo que te indique tu contador.
  6. El «Estado de facturación» de la orden te dice si falta algo: «Facturas en espera», «Totalmente facturado» o «Nada por facturar». En la línea, «Cant. facturada» muestra lo ya facturado.
  7. Para ver el resumen de compras por proveedor o producto, entra a Compras › Reportes › Compras.

Por qué funciona así

La orden de compra une tres cosas: lo que pediste, lo que llegó y lo que te cobraron. Si las tres cuadran, la factura es correcta. Si el proveedor envía menos, la orden queda con entrega parcial y puedes esperar el resto o cerrar la diferencia.

Errores comunes y cómo salir

No veo el botón Recibir

la orden no tiene productos que se manejan en inventario, o ya se recibió todo.

La factura sale con cantidades en cero

el producto se factura según lo recibido y todavía no validaste la recepción.

El proveedor facturó de más

no confirmes la factura; corrígela contra la orden o pide la corrección al proveedor y consulta a tu contador.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo recibo una orden de compra?»
  • «¿Qué órdenes de compra tienen facturas en espera?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. practica solo con datos ficticios (sin NIT, correos ni precios reales de clientes). Si el menú no coincide, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En El Roble:

  1. Sobre una OC confirmada, registra la recepción.
  2. Crea la factura de proveedor desde la compra.
  3. Revisa cantidades recibidas vs facturadas.

Criterio de éxito: recepción hecha + factura borrador/enlazada sin inventar montos fiscales.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Recepción y factura](/academia/kb/KB-OMNI20-COMP-03) · [Compras](/academia/kb/KB-OMNI20-COMP-01) · [Devoluciones](/academia/kb/KB-OMNI20-COMP-04)..

Cápsulas relacionadas (doc 12): CAP-RECEPCION-01 · CAP-FACTURA-01 · CAP-EXISTENCIAS-01.

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Dónde recibes?
  • Desde la OC / Inventario según tu menú.
  • Sí, para no reescribir líneas.
  • Revisa conciliación (COMP-N1-07).
  • Flujo de devolución a proveedor, no borrar historial.

Respuesta: Desde la OC / Inventario según tu menú.

¿La factura sale de la compra?
  • Sí, para no reescribir líneas.
  • Desde la OC / Inventario según tu menú.
  • Revisa conciliación (COMP-N1-07).
  • Flujo de devolución a proveedor, no borrar historial.

Respuesta: Sí, para no reescribir líneas.

¿Cantidad facturada > recibida:?
  • Revisa conciliación (COMP-N1-07).
  • Desde la OC / Inventario según tu menú.
  • Sí, para no reescribir líneas.
  • Flujo de devolución a proveedor, no borrar historial.

Respuesta: Revisa conciliación (COMP-N1-07).

Sobre «Recibir la compra y crear la factura del proveedor»: Devolución:?
  • Flujo de devolución a proveedor, no borrar historial.
  • Desde la OC / Inventario según tu menú.
  • Sí, para no reescribir líneas.
  • Revisa conciliación (COMP-N1-07).

Respuesta: Flujo de devolución a proveedor, no borrar historial.

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