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Configurar Compras: aprobaciones, bloqueo de órdenes y control de facturas

Lo que vas a lograr

Definir quién aprueba las compras grandes, si una orden confirmada se puede editar y cuándo se puede registrar la factura del proveedor.

8 minN1 · Día a díaLección 19 de 19

Antes de empezar

  • Rol de administrador de Compras.

Paso a paso

  1. Ve a Compras › Configuración › Ajustes.
  2. Aprobación de la orden de compra: actívala y escribe el Importe mínimo (por ejemplo $5.000.000). Las órdenes por encima de ese valor quedan esperando que un gerente de Compras las apruebe.
  3. Bloquear órdenes confirmadas: actívalo si una orden confirmada no debe poder editarse (queda bloqueada; para cambiarla hay que desbloquearla).
  4. Advertencias de compra: permite poner avisos en un proveedor o producto.
  5. Contratos de compra y Alternativas de compras: actívalos si negocias precios por acuerdo o pides cotizaciones a varios proveedores para lo mismo.
  6. Guarda.
  7. Control de facturas por producto: en la ficha del producto, pestaña de compras, campo Política de control: Sobre cantidades ordenadas o Sobre cantidades recibidas. Con la segunda, solo puedes facturar lo que ya entró a bodega.
  8. Precios de proveedor: en Compras › Configuración › Listas de precios de proveedores registras el precio y el plazo de entrega de cada proveedor.

Por qué funciona así

La aprobación y el bloqueo protegen el gasto; la política de control evita pagar mercancía que no ha llegado. Sobre cantidades recibidas es la opción más segura para productos de inventario.

Errores comunes y cómo salir

La orden se queda en «Para aprobar»:

supera el importe mínimo; un usuario con rol de administrador de Compras debe aprobarla.

La factura sale en cero:

la política es Sobre cantidades recibidas y aún no se validó la recepción.

No puedo editar la orden:

está bloqueada; usa Desbloquear si tienes permiso.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo hago que las compras grandes necesiten aprobación?»
  • «¿Por qué la factura del proveedor me sale vacía?»

Practica

Activa aprobación desde $1.000.000 y crea una orden por $1.500.000.

Criterio de éxito: la orden queda pendiente de aprobación.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Qué política evita facturar mercancía que no ha llegado?
  • Sobre cantidades recibidas.
  • Sobre cantidades ordenadas.
  • Bloquear órdenes confirmadas.

Respuesta: Sobre cantidades recibidas.

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