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Documentos: centralizar archivos en Omni

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Compartir documento portal

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Lo que vas a lograr

Compartir un documento demo con un usuario portal de Distribuidora El Roble S.A.S. (o enlace de solo lectura), verificando que no expone carpetas hermanas ni archivos CONT/HD.

10 minN1 · Día a díaLección 3 de 10

Antes de empezar

  • Documento en carpeta ER-DEMO Academia.
  • Usuario portal demo existente (o contacto con acceso portal de prueba).
  • Nunca compartir contratos reales ni bases de clientes.

Paso a paso

  1. Abre el PDF «ER-DEMO — Política interna asistencia Academia».
  1. Usa Compartir / Share / agregar seguidores según UI.
  2. Invita al login portal demo con permiso solo lectura.
  3. Si hay enlace público: prefiera enlace con caducidad o token; evita «anyone with the link» en bases multi-tenant de prueba si no controlas el URL.
  4. Cierra sesión y entra como portal; confirma que ves el archivo.
  1. Intenta navegar hacia arriba: no deberías listar espacios internos ajenos.
  1. Revoca o deja nota de caducidad del share de demo al terminar la práctica.
  2. Chatter: «Share Academia verificado — lectura portal OK».

Por qué funciona así

Compartir el archivo correcto con el privilegio mínimo reduce fugas. El portal es para colaboradores externos demo; no es un FTP abierto.

Errores comunes y cómo salir

Compartí la carpeta padre entera:

revoca; comparte solo el archivo.

Escritura a portal por error:

baja a lectura.

Enlace sin caducidad en Internet:

regenera/revoca.

Portal ve nómina:

incidente de permisos — avisa admin; no es contenido Academia.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo comparto un documento con un usuario portal en Omni 20?»
  • «¿Qué permiso mínimo debo dar al compartir Documents?»

Tip

Prueba de regresión rápida: tras compartir, el portal debe ver 1 archivo demo — si ve más, detén y revisa ACL antes del taller.

Practica

Contexto: Distribuidora El Roble S.A.S.

  1. Comparte el PDF en solo lectura al portal demo.
  2. Verifica acceso y aislamiento.
  3. Revoca o documenta caducidad.

Criterio de éxito: portal lee el demo y no lista carpetas internas sensibles.

Para profundizar

[Compartir](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-03) · [Espacios](/academia/kb/KB-OMNI20-DOC-02) · [Documents overview](/academia/kb/KB-OMNI20-DOCS-01).

Mini checklist

  • Solo lectura.
  • Un archivo, no carpeta padre.
  • Verificar como portal.
  • Revocar demo después.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Permiso mínimo?
  • Lectura.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Escalar a admin ACL.
  • Revocar o caducar.

Respuesta: Lectura.

¿Compartir carpeta padre?
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Lectura.
  • Escalar a admin ACL.
  • Revocar o caducar.

Respuesta: No: solo datos ficticios de práctica.

¿Portal ve nómina?
  • Escalar a admin ACL.
  • Lectura.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Revocar o caducar.

Respuesta: Escalar a admin ACL.

¿Tras la práctica?
  • Revocar o caducar.
  • Lectura.
  • No: solo datos ficticios de práctica.
  • Escalar a admin ACL.

Respuesta: Revocar o caducar.

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