Configurar Compras: aprobaciones, bloqueo de órdenes y control de facturas
Lo que vas a lograr
Definir quién aprueba las compras grandes, si una orden confirmada se puede editar y cuándo se puede registrar la factura del proveedor.
8 minN1 · Día a díaLección 19 de 19
Antes de empezar
- Rol de administrador de Compras.
Paso a paso
- Ve a Compras › Configuración › Ajustes.
- Aprobación de la orden de compra: actívala y escribe el Importe mínimo (por ejemplo $5.000.000). Las órdenes por encima de ese valor quedan esperando que un gerente de Compras las apruebe.
- Bloquear órdenes confirmadas: actívalo si una orden confirmada no debe poder editarse (queda bloqueada; para cambiarla hay que desbloquearla).
- Advertencias de compra: permite poner avisos en un proveedor o producto.
- Contratos de compra y Alternativas de compras: actívalos si negocias precios por acuerdo o pides cotizaciones a varios proveedores para lo mismo.
- Guarda.
- Control de facturas por producto: en la ficha del producto, pestaña de compras, campo Política de control: Sobre cantidades ordenadas o Sobre cantidades recibidas. Con la segunda, solo puedes facturar lo que ya entró a bodega.
- Precios de proveedor: en Compras › Configuración › Listas de precios de proveedores registras el precio y el plazo de entrega de cada proveedor.
Por qué funciona así
La aprobación y el bloqueo protegen el gasto; la política de control evita pagar mercancía que no ha llegado. Sobre cantidades recibidas es la opción más segura para productos de inventario.
Errores comunes y cómo salir
La orden se queda en «Para aprobar»:
supera el importe mínimo; un usuario con rol de administrador de Compras debe aprobarla.
La factura sale en cero:
la política es Sobre cantidades recibidas y aún no se validó la recepción.
No puedo editar la orden:
está bloqueada; usa Desbloquear si tienes permiso.
Pregúntale a Turing
- «¿Cómo hago que las compras grandes necesiten aprobación?»
- «¿Por qué la factura del proveedor me sale vacía?»
Practica
Activa aprobación desde $1.000.000 y crea una orden por $1.500.000.
Criterio de éxito: la orden queda pendiente de aprobación.
Mini-quiz
Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.
¿Qué política evita facturar mercancía que no ha llegado?
- Sobre cantidades recibidas.
- Sobre cantidades ordenadas.
- Bloquear órdenes confirmadas.
Respuesta: Sobre cantidades recibidas.
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