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Compras: de la solicitud de cotización a la factura

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Comparar ofertas y confirmar la mejor compra

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Lo que vas a lograr

Elegir la mejor oferta entre solicitudes, confirmar la orden de compra ganadora y cerrar o cancelar las demás.

6 minN1 · Día a díaLección 4 de 19

Antes de empezar

  • Al menos dos RFQ del mismo producto con precios actualizados (COMP-N1-03).
  • Criterio de decisión: precio, plazo, calidad (acláralo con tu jefe).

Paso a paso

  1. Abre las RFQ en Compras › Órdenes › Solicitudes de cotización y ordénalas por producto o proveedor.
  1. Compara precio unitario, impuestos, cantidad mínima y fecha prometida.
  2. En la ganadora, confirma la compra (pasa a orden de compra) como en COMP-N1-01.
  1. En las perdedoras: cancélalas o archívalas según el procedimiento de tu empresa; deja una nota «No adjudicada — precio mayor».
  2. Programa la recepción (INV-N1-01 / COMP-N1-02) según la fecha prometida.
  3. Si el precio acordado cambia después, no edites a ciegas líneas recibidas: habla con Contabilidad/Compras.

Por qué funciona así

Confirmar solo una orden evita recepciones y facturas duplicadas del mismo pedido lógico.

Errores comunes y cómo salir

Confirmé las dos:

cancela la sobrante antes de recibir; si ya recibiste, coordina devolución (INV).

Ganó por plazo pero el precio es peor:

documenta el criterio en el chatter para auditoría.

El proveedor mandó PDF y no actualicé líneas:

actualiza precios en la RFQ antes de confirmar.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo comparo cotizaciones de compra en Omni?»
  • «¿Qué hago con las RFQ que no ganaron?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. practica solo con datos ficticios (sin NIT, correos ni precios reales de clientes). Si el menú no coincide, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En El Roble:

  1. Abre la comparación de las RFQ del ejercicio anterior.
  2. Elige la mejor oferta con criterio (precio, plazo, calidad).
  3. Confirma la OC del ganador y cancela/archiva la otra RFQ.

Criterio de éxito: una OC confirmada + la otra RFQ no queda «viva» por error.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [RFQ FAQ](/academia/kb/KB-OMNI20-COMP-02) · [Compras](/academia/kb/KB-OMNI20-COMP-01) · [Acuerdos de compra](/academia/kb/KB-OMNI20-COMP-05)..

Cápsulas relacionadas (doc 12): CAP-COMPRA-01 · CAP-PRECIOS-01 · CAP-REPORTE-01.

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Solo gana el precio más bajo?
  • No; también plazo y confiabilidad.
  • Cancelar/archivar según flujo.
  • Desde las RFQ / herramientas de comparación del menú.
  • Sí, precarga precios (COMP-N1-06).

Respuesta: No; también plazo y confiabilidad.

¿Qué haces con la RFQ perdedora?
  • Cancelar/archivar según flujo.
  • No; también plazo y confiabilidad.
  • Desde las RFQ / herramientas de comparación del menú.
  • Sí, precarga precios (COMP-N1-06).

Respuesta: Cancelar/archivar según flujo.

¿Dónde comparas?
  • Desde las RFQ / herramientas de comparación del menú
  • No; también plazo y confiabilidad.
  • Cancelar/archivar según flujo.
  • Sí, precarga precios (COMP-N1-06).

Respuesta: Desde las RFQ / herramientas de comparación del menú

Sobre «Comparar ofertas y confirmar la mejor compra»: Acuerdo de compra ayuda:?
  • Sí, precarga precios (COMP-N1-06).
  • No; también plazo y confiabilidad.
  • Cancelar/archivar según flujo.
  • Desde las RFQ / herramientas de comparación del menú.

Respuesta: Sí, precarga precios (COMP-N1-06).

¿Qué empresa de práctica usas en la Academia (datos ficticios)?
  • Distribuidora El Roble S.A.S.
  • No; también plazo y confiabilidad.
  • Cancelar/archivar según flujo.
  • Desde las RFQ / herramientas de comparación del menú.

Respuesta: Distribuidora El Roble S.A.S.

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