Registrar lo que te facturan tus proveedores, con sus impuestos y retenciones, emitir el documento soporte cuando el proveedor no factura electrónicamente, y pagarles en orden.
10 minN1 · Día a díaLección 6 de 12
Antes de empezar
El proveedor debe estar creado con su identificación (Contabilidad › Proveedores › Proveedores).
Ten la factura del proveedor a la mano: vas a copiar su número y verificar que el total cuadre.
Ejemplo: El Roble recibe la factura de su distribuidor de cemento por $2.380.000 con IVA del 19 %.
Paso a paso
Entra a Contabilidad › Proveedores › Facturas y pulsa Nuevo.
Elige el «Proveedor», escribe en «Referencia» el número de la factura del proveedor y revisa «Fecha de la factura», «Fecha contable» y los «Términos de pago» (o la «Fecha de vencimiento»).
En Líneas de factura agrega cada concepto con su cuenta, cantidad, precio e impuestos. Agrega también las retenciones que te indique tu contador (por ejemplo, una RteFte); restan del total a pagar.
Compara el total de Omni con el de la factura física o el PDF. Si no cuadra, corrige la línea o el impuesto que está mal; nunca cambies montos a mano para forzarlo.
Pulsa Confirmar. La factura queda Registrado y ya cuenta como deuda con el proveedor.
Documento soporte: si le compras a alguien que no está obligado a facturar, registra la compra en el diario de compras que tiene marcada la casilla «Documento de apoyo», confirma y pulsa Enviar Documento Soporte a la DIAN. Revisa su «Estado EDI».
Pagar: desde la factura pulsa Pagar, elige «Diario», «Fecha de pago» e «Importe», y pulsa Crear pago. Para pagar varias de una vez, márcalas en la lista y pulsa Pagar; con «Agrupar pagos» haces un solo pago por proveedor.
Qué debes y cuándo vence:Contabilidad › Reportes › Reportes del contacto › Cuenta por pagar vencida. Los pagos hechos quedan en Contabilidad › Proveedores › Pagos.
Devoluciones del proveedor: se registran como reembolso en Contabilidad › Proveedores › Reembolsos (o con Nota de crédito desde la factura del proveedor).
Certificados de retención: tu contador los saca en Contabilidad › Reportes › Estados de cuenta colombianos (Certificado de retención en fuente, Certificado de retención en ICA y Certificado de retención en IVA).
Por qué funciona así
La factura de proveedor es el espejo de la de cliente: registra lo que tú debes. Al confirmarla, Omni crea el asiento contra la cuenta por pagar del proveedor; al pagarla, cruza el pago con esa deuda. Las retenciones quedan registradas en sus propias cuentas, y de ahí salen los certificados y las declaraciones.
El documento soporte existe porque la DIAN exige un soporte electrónico cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar (por ejemplo, una persona natural no responsable de IVA). Puedes hacer uno por compra o uno semanal que acumule las compras al mismo proveedor. Si le corriges algo, se hace con una nota de ajuste del documento soporte. Lo emites tú, como comprador, y sale por el mismo canal de la factura electrónica.
⚠ Si tu empresa recibe facturas electrónicas de proveedores dentro de Omni, la factura recibida tiene botones de eventos DIAN (Acusar Recibo, Recibir Mercancías, Aceptar). Su uso depende de tu proceso con la DIAN: defínelo con tu contador. No se probó con una factura real.
Errores comunes y cómo salir
El total no cuadra con la factura del proveedor
casi siempre es un impuesto que Omni trajo por defecto y no corresponde. Revisa la columna de impuestos de cada línea.
Registré dos veces la misma factura
revisa la «Referencia». Si la duplicada sigue en borrador, elimínala; si ya está registrada y sin pagos, restablécela a borrador y cancélala.
Quiero corregir una factura de proveedor ya confirmada
si no tiene pagos, Restablecer a borrador, corrige y vuelve a Confirmar. Si ya tiene pago, deshaz primero el pago.
La DIAN rechaza el documento soporte
lee el mensaje de validación y revisa la identificación del proveedor; si no se resuelve, abre un ticket con el mensaje exacto.
Qué retención aplicar
es decisión de tu contador.
Pregúntale a Turing
«¿Cómo registro una factura de proveedor con retención en la fuente?»
«¿Cuándo tengo que hacer documento soporte?»
«¿Cómo pago varias facturas de proveedor al mismo tiempo?»
Practica
En tu base de pruebas registra una factura de proveedor de El Roble con una línea con IVA, confírmala y págala desde Pagar. Criterio: la factura queda pagada y el pago aparece en Contabilidad › Proveedores › Pagos.
Mini-quiz
Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.
¿En qué campo va el número de la factura del proveedor?
Respuesta: En «Referencia».
¿Qué botón transmite un documento soporte?
Respuesta:Enviar Documento Soporte a la DIAN.
¿Qué reporte te dice cuánto debes a cada proveedor y desde cuándo?
¡Hola! Soy Laia Expert, la asistente de la Academia Omni 20. Te ayudo con el «cómo hago» en Omni: dónde encontrar una opción, cómo crear o buscar algo, paso a paso y con las fuentes. Si tienes un error o un caso de tu cuenta, te paso a soporte técnico.
