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Reportes: balance general, estado de resultados, libro mayor y trazabilidad

Lo que vas a lograr

Encontrar y leer los reportes que responden las preguntas de siempre: ¿cuánto tengo?, ¿cuánto debo?, ¿gané o perdí este mes?, y llegar de cualquier cifra al documento que la originó.

9 minN1 · Día a díaLección 8 de 12

Antes de empezar

  • Los reportes contables piden permiso de contabilidad (al menos de solo lectura). Si no los ves, pídeselo a tu administrador.
  • Los reportes solo muestran documentos Registrados: lo que sigue en Borrador no aparece.

Paso a paso

  1. Estado de resultados: Contabilidad › Reportes › Reportes de estados de cuenta › Estado de resultados. Muestra ingresos, costos y gastos del periodo y la utilidad o pérdida. Ajusta el rango de fechas arriba del reporte (por ejemplo, el mes pasado).
  2. Balance general: en el mismo menú, Balance general. Muestra activos, pasivos y patrimonio a una fecha. Siempre debe cumplirse: activos = pasivos + patrimonio.
  3. Flujo de efectivo: Estado de flujo de efectivo, en el mismo menú, explica de dónde vino y a dónde fue el dinero.
  4. Libro mayor: Contabilidad › Reportes › Libros contables › Libro mayor muestra, cuenta por cuenta, cada movimiento con su saldo. Balance de comprobación, en el mismo menú, resume saldos iniciales, movimientos y saldos finales de todas las cuentas.
  5. Por tercero: Contabilidad › Reportes › Reportes del contacto tiene Libro mayor de la empresa (movimientos por cliente o proveedor), Cuenta por cobrar vencida y Cuenta por pagar vencida.
  6. Impuestos: Contabilidad › Reportes › Impuestos y finanzas › Declaración fiscal agrupa los impuestos del periodo para preparar la declaración con tu contador.
  7. Colombia: Contabilidad › Reportes › Estados de cuenta colombianos trae el Libro Diario y los certificados de retención.
  8. Trazabilidad: en cualquier reporte, haz clic sobre una cifra para ver los apuntes que la forman y, desde un apunte, abre el asiento o la factura de origen. El historial de quién cambió qué está en Contabilidad › Revisión › Control › Pista de auditoría.
  9. Para el gerente: Contabilidad › Reportes › Gestión › Resumen ejecutivo y Análisis de facturas dan una vista rápida del negocio.

Por qué funciona así

Cada reporte es una forma distinta de sumar los mismos apuntes contables. Como cada factura y cada pago generan su asiento, los reportes están siempre al día y cualquier cifra se puede rastrear hasta su documento. El «Tipo» de cada cuenta decide si va al balance (activos, pasivos, patrimonio) o al estado de resultados (ingresos, costos, gastos). Mientras el año no se cierre, la utilidad del ejercicio aparece en el patrimonio como ganancias del año en curso.

Errores comunes y cómo salir

Una venta no sale en el reporte

la factura sigue en Borrador o tiene otra fecha. Revisa el estado y el rango de fechas.

El balance no cuadra o una cuenta sale en el lugar equivocado

revisa el «Tipo» de esa cuenta con tu contador.

Cifras distintas a las de tu contador

comparen el mismo rango de fechas y la misma empresa; revisen documentos en Borrador.

«¿De dónde salió este número?»

haz clic en la cifra y sigue el rastro hasta el documento.

No veo Contabilidad › Reportes › Libros contables

falta el permiso de contabilidad.

Pregúntale a Turing

  • «¿Dónde veo el estado de resultados del mes?»
  • «¿Cómo saco el libro mayor de una cuenta?»
  • «Mi contador pregunta de dónde salió el total de ventas, ¿cómo lo rastreo?»

Practica

En tu base de pruebas abre el Estado de resultados del mes actual, haz clic en la cifra de ingresos y llega hasta una factura concreta. Criterio: sabes ir de la cifra al documento y volver.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Qué reporte muestra si ganaste o perdiste en el periodo?

Respuesta: Estado de resultados.

¿Qué igualdad cumple siempre el balance general?

Respuesta: Activos = pasivos + patrimonio.

¿Por qué una factura puede no salir en los reportes?

Respuesta: Porque sigue en Borrador o está fuera del rango de fechas.

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