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Nómina electrónica: estados, medio de pago, habilitación y certificados

Lo que vas a lograr

Transmitir a la DIAN la nómina de Tienda El Roble S.A.S., entender cada estado y sacar los certificados del año.

12 minN2 · AvanzadoLección 8 de 8

Antes de empezar

  • Facturación electrónica configurada (certificado y proveedor), y la compañía configurada para nómina electrónica.
  • Ruta: Nómina › Recibos de nómina › Periodos de nómina.

Paso a paso

  1. Habilitación (una sola vez): en los ajustes de nómina activa Activar proceso de habilitación Nómina y elige el Empleado de Pruebas, la Estructura de Pruebas y el Diario de Nómina (Pruebas). Por defecto Omni prepara 4 nóminas y 4 ajustes de prueba; ajusta la cantidad si tu set de pruebas de la DIAN pide otra.
  2. En el lote del mes elige el Medio de Pago DIAN: Transferencia Débito Bancaria (por defecto), Consignación Bancaria, Efectivo o Instrumento no definido.
  3. Valida los recibos y envíalos. Cada recibo pasa por los estados No Enviado, En Cola de Envío, Procesando, y termina en Aceptado o Rechazado.
  4. Cuando la DIAN acepta, el recibo guarda su CUNE, el código único del documento.
  5. El lote resume el estado de sus recibos: No Enviado, Pendiente / En Proceso (si hay alguno en cola, procesando o rechazado) o Completado (todos aceptados).
  6. Si un recibo aceptado tenía un error, no lo borres: haz una nota de ajuste de reemplazo o de eliminación (lección «Notas de ajuste»).
  7. Al cerrar el año, en Nómina › Reportes encuentras:
  • Certificados de Ingresos y Retenciones (formulario 220)
  • Certificados de Ingresos (2276) para la exógena
  • Libro de Vacaciones

Por qué funciona así

La nómina electrónica es el soporte de la deducción del gasto de nómina en renta. Sin documento aceptado, la DIAN puede rechazar el costo, por eso Omni no da el lote por completado hasta que todos los recibos estén aceptados.

Errores comunes y cómo salir

Lote que no llega a Completado:

filtra los recibos rechazados, lee el mensaje de la DIAN y corrige (casi siempre nombres, identificación o medio de pago).

Borrar un recibo aceptado:

no se puede reversar ante la DIAN. Usa la nota de ajuste.

Habilitación con datos reales:

usa el empleado y el diario de pruebas.

Pregúntale a Turing

  • «¿Qué significa que mi lote esté Pendiente / En Proceso?»
  • «¿Dónde descargo el certificado de ingresos y retenciones?»

Practica

Contexto: Tienda El Roble S.A.S., ambiente de pruebas.

  1. Envía un lote de prueba con dos recibos y sigue sus estados.
  2. Abre un recibo aceptado y ubica el CUNE.

Criterio de éxito: explicas por qué el lote cambió a Completado.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Cuándo queda un lote en Completado?
  • Cuando todos sus recibos están aceptados por la DIAN
  • Al validar los recibos
  • Al registrar el pago
  • Cuando se envía el primero

Respuesta: Cuando todos sus recibos están aceptados por la DIAN

¿Qué guarda un recibo aceptado?
  • El CUNE
  • El CUFE de factura
  • El número de cuenta bancaria
  • Nada

Respuesta: El CUNE

¿Qué haces con un recibo aceptado que tenía un error?
  • Hago una nota de ajuste
  • Lo borro
  • Lo edito y lo reenvío igual
  • Lo ignoro

Respuesta: Hago una nota de ajuste

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