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Nómina Colombia N2: configuración, cálculo y contabilización

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Contenido del curso

Contabilizar la nómina: mapeo de cuentas por departamento

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Lo que vas a lograr

Que cada lote de nómina de Tienda El Roble S.A.S. genere un asiento con el gasto en el centro correcto (administración, ventas o producción) y los pasivos con su tercero.

12 minN2 · AvanzadoLección 7 de 8

Antes de empezar

  • Plan de cuentas colombiano activo y diario de nómina.
  • Departamentos de los empleados bien asignados. La configuración incluida crea Administración, Ventas y Producción.
  • Ruta: Nómina › Configuración › Salario › Mapeo de cuentas.

Paso a paso

  1. Abre Mapeo de cuentas. Cada línea une un Departamento / Área, una Regla Salarial, una Cuenta Débito y una Cuenta Crédito, y opcionalmente una Distribución Analítica.
  2. Mira el ejemplo del sueldo básico:
DepartamentoDébito (gasto)Crédito (pasivo)
Administración510506 Sueldos250505 Salarios por pagar
Ventas520506 Sueldos250505 Salarios por pagar
Producción720506 Sueldos250505 Salarios por pagar
  1. El mismo patrón aplica a auxilio de transporte (5x0527), horas extras (5x0515) y provisiones. Por ejemplo, cesantías: 510530 contra 261005 Provisión Cesantías.
  2. Las deducciones y aportes van a cuentas 2370: EPS, ARL, AFP, Fondo de Solidaridad, CCF, ICBF, SENA, embargos, libranzas, sindicatos y AFC.
  3. Si agregaste una regla nueva, crea su mapeo para cada departamento. Si no, la línea no tendrá cuenta.
  4. Valida un lote de prueba, abre el asiento y revisa que cada pasivo tenga el tercero del empleado o de su entidad (EPS, fondo, caja).
  5. Registra el pago con el asistente de pago: Fecha de Pago, tipo de pago y Monto Total a Pagar. El pago cruza la cuenta 250505.

Por qué funciona así

El gasto de nómina debe quedar en el centro que lo genera para que el estado de resultados muestre cuánto cuesta vender, administrar o producir. Los pasivos van por tercero porque a cada entidad le pagas por separado y debes conciliar su saldo.

Errores comunes y cómo salir

Empleado sin departamento:

sus reglas no encuentran mapeo. Asigna el departamento y recalcula antes de validar.

Cambiar cuentas a mitad de mes:

el asiento mezcla cuentas. Cambia al inicio del período.

Pagar fuera del asistente:

la 250505 queda abierta y no concilia.

Pregúntale a Turing

  • «¿Por qué el asiento de nómina salió sin cuenta en una línea?»
  • «¿Cómo separo el gasto de nómina de ventas y de administración?»

Practica

Contexto: Tienda El Roble S.A.S.

  1. Pon a Laura en Ventas y al bodeguero en Administración, valida un lote y abre el asiento.
  2. Registra el pago del lote.

Criterio de éxito: el sueldo de Laura está en 520506, el del bodeguero en 510506, y la 250505 queda en cero después del pago.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Qué une cada línea del mapeo de cuentas?
  • Departamento, regla salarial, cuenta débito y cuenta crédito
  • Empleado y banco
  • Diario y fecha
  • Solo la regla

Respuesta: Departamento, regla salarial, cuenta débito y cuenta crédito

¿Dónde queda el sueldo de un empleado de Ventas en la configuración incluida?
  • 520506 Sueldos
  • 510506 Sueldos
  • 720506 Sueldos
  • 250505

Respuesta: 520506 Sueldos

¿Qué cuenta cruza el pago de la nómina?
  • 250505 Salarios por pagar
  • 261005 Provisión Cesantías
  • 510506 Sueldos
  • 2370 Aportes EPS

Respuesta: 250505 Salarios por pagar

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