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CRM a fondo: flujo, actividades por rol y equipos de ventas

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Actividades por rol: tipos de actividad y planes de seguimiento

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Lo que vas a lograr

Que cada rol del equipo comercial sepa qué tiene que hacer y cuándo: definir los tipos de actividad, armar un plan de seguimiento reutilizable y revisar las actividades pendientes del equipo.

8 minN2 · AvanzadoLección 2 de 16

Antes de empezar

  • Haber hecho OMNI20-CRM-N2-01 y OMNI20-FUND-N0-02 (actividades e historial del documento).
  • Ejemplo en El Roble: cuando entra una oportunidad de una constructora, la vendedora llama al día siguiente, el asesor técnico visita a los tres días y la vendedora envía la propuesta a los cinco.

Paso a paso

  1. Revisa los tipos de actividad en CRM › Configuración › Actividades › Tipos de actividad (llamada, reunión, correo, tarea…). Crea los que falten, por ejemplo «Visita técnica».
  2. Entra a CRM › Configuración › Actividades › Planes de actividad y pulsa Nuevo. Ponle un «Nombre» (por ejemplo, «Seguimiento constructora»). El campo «Aplica a» indica en qué documentos se puede usar.
  3. En la lista «Actividades» del plan agrega cada paso: el tipo de actividad, el resumen, a quién se asigna y a cuántos días se programa.
  1. En una oportunidad, abre Programar actividad desde el historial del documento y elige el plan en el campo «Plan». Omni crea todas las actividades del plan de una vez, cada una con su responsable y su fecha.
  2. Cuando cumplas una actividad, pulsa Marcar como hecho, o Hecho y programar siguiente si quieres dejar agendado el próximo paso.
  3. Cada vendedor ve lo suyo en CRM › Ventas › Mis actividades. El gerente revisa el conjunto en CRM › Reportes › Actividades.

Por qué funciona así

Un plan convierte tu forma de vender en una secuencia que cualquier persona del equipo puede seguir. Como cada actividad tiene responsable y fecha límite, nada depende de la memoria del vendedor y el gerente puede ver las vencidas por persona.

Errores comunes y cómo salir

No me aparece el plan al programar la actividad

revisa «Aplica a» en el plan; puede estar pensado para otro tipo de documento.

Todas las actividades le quedaron a la misma persona

en los pasos del plan no definiste responsable distinto para cada rol. Corrige el plan; las actividades ya creadas se reasignan una por una.

Se acumulan actividades vencidas

revisa Mis actividades cada mañana y usa Hecho y programar siguiente en vez de dejar la actividad abierta.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo creo un plan de actividades para el seguimiento de oportunidades?»
  • «¿Qué actividades tengo vencidas hoy?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. practica solo con datos ficticios (sin NIT, correos ni precios reales de clientes). Si el menú no coincide, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En El Roble:

  1. Revisa tipos de actividad (llamada, correo, reunión).
  2. Asigna un plan de seguimiento a una oportunidad de prueba.
  3. Marca la primera actividad como hecha y programa la siguiente.

Criterio de éxito: plan visible en la oportunidad + al menos una actividad cerrada.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Actividades y equipos](/academia/kb/KB-OMNI20-CRM-02) · [Actividades vencidas](/academia/kb/KB-OMNI20-FUND-04) · [Notas vs mensajes](/academia/kb/KB-OMNI20-FUND-05)..

Cápsulas relacionadas (doc 12): CAP-ACTIV-01 · CAP-CHATTER-01 · CAP-ENVIAR-01.

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Dónde configuras planes?
  • CRM › Configuración › Actividades › Planes.
  • Que cada perfil sepa el siguiente paso.
  • Suele perderse; pon vencimiento.
  • No; se complementan.

Respuesta: CRM › Configuración › Actividades › Planes.

¿Para qué sirven por rol?
  • Que cada perfil sepa el siguiente paso.
  • CRM › Configuración › Actividades › Planes.
  • Suele perderse; pon vencimiento.
  • No; se complementan.

Respuesta: Que cada perfil sepa el siguiente paso.

¿Actividad sin fecha?
  • Suele perderse; pon vencimiento.
  • CRM › Configuración › Actividades › Planes.
  • Que cada perfil sepa el siguiente paso.
  • No; se complementan.

Respuesta: Suele perderse; pon vencimiento.

¿Qué dejas en el chatter al terminar la práctica?
  • No; se complementan.
  • CRM › Configuración › Actividades › Planes.
  • Que cada perfil sepa el siguiente paso.
  • Suele perderse; pon vencimiento.

Respuesta: No; se complementan.

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