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CRM a fondo: flujo, actividades por rol y equipos de ventas

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Configura tu flujo: etapas, motivos de pérdida y oportunidades estancadas

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Lo que vas a lograr

Dejar el flujo de oportunidades con las etapas reales de tu proceso comercial, registrar por qué se pierden las ventas y ver qué oportunidades se quedaron quietas.

8 minN2 · AvanzadoLección 1 de 16

Antes de empezar

  • Haber hecho OMNI20-VEN-N1-02 (del CRM a la cotización).
  • Necesitas permisos de administrador de CRM para cambiar etapas.
  • Ejemplo: en Distribuidora El Roble S.A.S. el equipo vende a ferreterías y constructoras con estas etapas: Nuevo, Visita, Propuesta, Negociación y Ganado.

Paso a paso

  1. Entra a CRM › Configuración › Flujo › Etapas. Verás las etapas en el orden en que aparecen en el tablero.
  2. Abre una etapa o crea una con Nuevo. Llena «Nombre de la etapa» y, si quieres, «Requisitos»: el texto que verá el vendedor como recordatorio de lo que debe estar listo antes de avanzar.
  3. Marca «¿Está en la etapa ganada?» solo en la etapa final de venta. Usa «Plegado en el flujo» para que una etapa aparezca recogida en el tablero.
  4. En «Días para deteriorarse» escribe cuántos días puede quedarse quieta una oportunidad en esa etapa. Pasado ese plazo, Omni la marca como estancada.
  5. Crea tus razones de pérdida en CRM › Configuración › Flujo › Motivos de pérdida (por ejemplo, «Precio», «Se fue con la competencia», «Sin presupuesto»).
  6. En una oportunidad, cuando se pierde, pulsa Perdido y elige el motivo; el diálogo se confirma con Marcar como perdido. Si el cliente vuelve, ábrela y pulsa Restaurar. Cuando se gana, pulsa Ganado.
  7. Organiza con CRM › Configuración › Flujo › Etiquetas (por ejemplo, «Constructora» o «Ferretería») para filtrar el tablero.

Por qué funciona así

Las etapas son el idioma común del equipo: si cada etapa tiene requisitos claros, el «Ingreso esperado» y la «Probabilidad» de cada oportunidad dicen algo real. Los motivos de pérdida convierten las ventas perdidas en información para mejorar precios o productos. Y los días para deteriorarse te avisan antes de que una oportunidad se enfríe.

Errores comunes y cómo salir

Borré una etapa y desaparecieron oportunidades del tablero

no se borran las oportunidades; quedan sin esa etapa. Vuelve a crearla o muévelas a otra etapa desde la vista de lista.

Todas las oportunidades salen como estancadas

el número de «Días para deteriorarse» es muy bajo para tu ciclo de venta. Súbelo.

No me pide motivo al perder

no hay motivos creados. Créalos en Motivos de pérdida.

Varias etapas marcadas como ganadas

deja solo una; si no, los reportes cuentan ventas ganadas en dos sitios.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo agrego una etapa nueva al flujo del CRM?»
  • «¿Qué oportunidades llevan más de 15 días sin moverse?»

Tip

En Distribuidora El Roble S.A.S. practica solo con datos ficticios (sin NIT, correos ni precios reales de clientes). Si el menú no coincide, usa la búsqueda global de Omni 20 antes de abrir un ticket.

Practica

En El Roble:

  1. Revisa etapas del flujo CRM y deja 5–7 etapas accionables.
  2. Archiva o renombra una etapa vaga («Otros»).
  3. Mueve una oportunidad de prueba entre dos etapas.

Criterio de éxito: flujo limpio + oportunidad movida sin perder historial.

Para profundizar

Si ya eres cliente con acceso al Centro de Conocimiento: [Oportunidades FAQ](/academia/kb/KB-OMNI20-CRM-01) · [Motivos de pérdida](/academia/kb/KB-OMNI20-CRM-04) · [Etiquetas/UTM](/academia/kb/KB-OMNI20-CRM-05)..

Cápsulas relacionadas (doc 12): CAP-ACTIV-01 · CAP-CONTACTO-01 · CAP-CHATTER-01.

Mini checklist

  • Menú verificado en Omni 20 (no capturas de 19).
  • Sin datos reales de clientes.
  • Quiz respondido mentalmente antes de marcar la lección.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Dónde configuras etapas?
  • CRM › Configuración › Flujo › Etapas.
  • Pocas y accionables (p. ej. 5–7).
  • Explicar cierres en reportes.
  • Actividad o regla de alerta, no olvidarla.

Respuesta: CRM › Configuración › Flujo › Etapas.

¿Cuántas etapas conviene?
  • Pocas y accionables (p. ej. 5–7).
  • CRM › Configuración › Flujo › Etapas.
  • Explicar cierres en reportes.
  • Actividad o regla de alerta, no olvidarla.

Respuesta: Pocas y accionables (p. ej. 5–7).

¿Para qué sirven motivos de pérdida?
  • Explicar cierres en reportes.
  • CRM › Configuración › Flujo › Etapas.
  • Pocas y accionables (p. ej. 5–7).
  • Actividad o regla de alerta, no olvidarla.

Respuesta: Explicar cierres en reportes.

Sobre «Configura tu flujo: etapas, motivos de pérdida y oportunidades estancadas»: Oportunidad estancada:?
  • Actividad o regla de alerta, no olvidarla.
  • CRM › Configuración › Flujo › Etapas.
  • Pocas y accionables (p. ej. 5–7).
  • Explicar cierres en reportes.

Respuesta: Actividad o regla de alerta, no olvidarla.

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