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Bienvenida a Omni 20

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Nota interna o mensaje: cuál usar en el historial

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Lo que vas a lograr

Elegir bien entre Enviar mensaje y Registrar nota en el historial de un documento, para no enviarle al cliente algo que era solo para tu equipo.

7 minN0 · Primeros pasosLección 24 de 29

Antes de empezar

  • Haber leído Actividades, historial del documento y cómo pedir ayuda.
  • Un documento con cliente, por ejemplo una cotización ficticia de Tienda El Roble.

Paso a paso

  1. Abre el documento y baja al historial (a la derecha o debajo del formulario).
  2. Para hablar con el cliente, pulsa Enviar mensaje. Revisa la línea Para: con los destinatarios: ellos recibirán un correo.
  3. Para comentar con tu equipo, pulsa Registrar nota. La nota queda en el historial con fondo distinto y no se envía a los clientes.
  4. Para avisar a un compañero en una nota, escribe @ y su nombre; recibe una notificación.
  5. Adjunta archivos con el clip si hace falta.
  6. Revisa Seguidores (ícono de personas): ellos reciben los mensajes enviados.
⚠ Los nombres exactos de algunos menús pueden variar según las aplicaciones activas en tu Omni.

Por qué funciona así

Los mensajes se envían por correo a los seguidores externos e internos; las notas solo notifican a quienes mencionas. Todo queda en el mismo historial con fecha y autor, así hay trazabilidad de lo que se dijo dentro y fuera.

Errores comunes y cómo salir

Le envié al cliente un comentario interno

escríbele de inmediato una aclaración; en adelante revisa la línea Para: antes de enviar.

Mi compañero no vio la nota

menciónalo con @ para que le llegue la notificación.

El cliente no recibe mis mensajes

revisa que sea seguidor y que su correo esté bien escrito en el contacto.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cuál es la diferencia entre mensaje y nota en el historial?»
  • «¿El cliente ve las notas internas?»
  • «¿Cómo aviso a un compañero dentro de un documento?»

Tip

Regla rápida: si no lo dirías frente al cliente, va en Registrar nota.

Practica

  1. En una cotización ficticia registra una nota mencionando a un compañero.
  2. Envía un mensaje de prueba a un contacto ficticio con tu propio correo.
  3. Compara cómo se ve cada uno en el historial.

Criterio de éxito: distingues a simple vista la nota del mensaje.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Quién recibe una nota interna?
  • Solo el equipo interno mencionado o que sigue el documento; no los clientes.
  • El cliente siempre.
  • Todos los contactos de la base.
  • Nadie, ni siquiera queda guardada.

Respuesta: Solo el equipo interno mencionado o que sigue el documento; no los clientes.

¿Cómo notificas a un compañero en una nota?
  • Escribiendo @ y su nombre.
  • Cambiando el estado del documento.
  • Archivando el documento.
  • Exportando la nota a Excel.

Respuesta: Escribiendo @ y su nombre.

Antes de pulsar Enviar en un mensaje, ¿qué revisas?
  • La línea Para: con los destinatarios.
  • El color del tema.
  • El idioma del sistema operativo.
  • La fecha de instalación de Omni.

Respuesta: La línea Para: con los destinatarios.

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