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Bienvenida a Omni 20

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Compartir un documento con el cliente por el portal

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Lo que vas a lograr

Darle a un cliente de Tienda El Roble acceso en línea a su cotización o factura para que la vea, la descargue, la firme o la pague, sin enviar archivos sueltos.

7 minN0 · Primeros pasosLección 29 de 29

Antes de empezar

  • Un documento confirmado o listo para enviar, por ejemplo una cotización.
  • El cliente con correo válido en su contacto.

Paso a paso

  1. Abre la cotización y pulsa Enviar por correo. El mensaje incluye un enlace al documento en el portal.
  2. Revisa destinatarios y texto, y envía.
  3. Para ver lo que verá el cliente, pulsa Vista previa: abre la página del portal del documento.
  4. Si necesitas solo el enlace (por ejemplo para WhatsApp), usa ⚙ Acciones › Compartir y copia el enlace generado.
  5. El cliente abre el enlace y, según la configuración, puede aceptar y firmar, pagar en línea o descargar el PDF.
  6. Sigue lo que hace el cliente en el historial del documento: la aceptación y los pagos quedan registrados.
⚠ Los nombres exactos de algunos menús pueden variar según las aplicaciones activas en tu Omni.

Por qué funciona así

El enlace del portal lleva un código de acceso propio del documento, así el cliente lo ve sin conocer tu Omni. Si el cliente tiene usuario de portal, además ve todos sus documentos en Mi cuenta.

Errores comunes y cómo salir

El cliente dice que el enlace no abre

reenvía desde el documento; puede haber copiado el enlace incompleto.

El cliente ve un precio viejo

actualizaste después de enviar; reenvía para que vea la versión actual.

No quiero que pague en línea

revisa la configuración de pagos en línea de Ventas o pídeselo al administrador.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo le comparto una cotización al cliente?»
  • «¿Qué ve el cliente en el portal?»
  • «¿Cómo saco el enlace para enviarlo por WhatsApp?»

Tip

Antes de enviar, usa Vista previa: ves exactamente lo que verá el cliente.

Practica

  1. Crea una cotización ficticia para un contacto con tu propio correo.
  2. Envíala y abre el enlace desde otro navegador.
  3. Revisa en el historial el registro del envío.

Criterio de éxito: ves la cotización en el portal sin iniciar sesión en Omni.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Qué recibe el cliente al enviar una cotización por correo?
  • Un enlace para ver el documento en el portal.
  • Acceso total al Omni de la empresa.
  • Tu contraseña.
  • Un archivo de base de datos.

Respuesta: Un enlace para ver el documento en el portal.

¿Para qué sirve Vista previa?
  • Para ver el documento como lo verá el cliente.
  • Para borrar el documento.
  • Para cambiar la moneda.
  • Para crear un usuario administrador.

Respuesta: Para ver el documento como lo verá el cliente.

¿Dónde quedan registradas la aceptación o el pago del cliente?
  • En el historial del documento.
  • En un archivo de texto aparte.
  • En ningún lado.
  • En el navegador del cliente solamente.

Respuesta: En el historial del documento.

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