Ir al contenido

Archivar y desarchivar registros en masa

Lo que vas a lograr

Sacar de la vista diaria muchos registros que ya no usas, como productos descontinuados de Tienda El Roble, sin perder su historial, y recuperarlos si hace falta.

7 minN0 · Primeros pasosLección 19 de 29

Antes de empezar

  • Haber leído Archivar vs eliminar en este curso.
  • Permiso de edición sobre esos registros.

Paso a paso

  1. Abre la lista, por ejemplo Inventario › Productos › Productos, en vista de lista.
  2. Filtra lo que quieres archivar, por ejemplo productos con la etiqueta Descontinuado.
  3. Selecciona los registros (usa Seleccionar todo si son más de una página).
  4. Haz clic en ⚙ Acciones › Archivar y confirma.
  5. Para verlos de nuevo, en la búsqueda abre los filtros y activa Archivado.
  6. Selecciona los que quieres recuperar y usa ⚙ Acciones › Desarchivar.
⚠ Los nombres exactos de algunos menús pueden variar según las aplicaciones activas en tu Omni.

Por qué funciona así

Archivar marca el registro como inactivo: desaparece de listas y buscadores, pero sigue ligado a facturas, movimientos y reportes pasados. Eliminar, en cambio, se bloquea si el registro ya se usó, justamente para proteger ese historial.

Errores comunes y cómo salir

«No encuentro el producto para una venta»

está archivado; desarchívalo desde el filtro Archivado.

Archivé de más

filtra Archivado, selecciona y desarchiva; no se pierde nada.

Quería eliminar y no me deja

el registro tiene movimientos; archívalo en vez de eliminarlo.

Pregúntale a Turing

  • «¿Cómo archivo muchos productos a la vez?»
  • «¿Dónde veo los registros archivados?»
  • «¿Cuál es la diferencia entre archivar y eliminar?»

Tip

Antes de archivar en masa, etiqueta los registros (por ejemplo «Descontinuado 2026»); así desarchivar después es un solo filtro.

Practica

  1. Crea 3 productos ficticios con la etiqueta Descontinuado.
  2. Archívalos en masa.
  3. Encuéntralos con el filtro Archivado y desarchiva uno.

Criterio de éxito: los 2 restantes siguen archivados y el desarchivado vuelve a la lista normal.

Mini-quiz

Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.

¿Qué pasa con el historial de un producto archivado?
  • Se conserva; solo deja de aparecer en listas y búsquedas.
  • Se borra junto con sus facturas.
  • Se envía a otra empresa.
  • Se convierte en borrador.

Respuesta: Se conserva; solo deja de aparecer en listas y búsquedas.

¿Cómo encuentras registros archivados?
  • Activando el filtro Archivado en la búsqueda.
  • Pidiendo un respaldo de la base.
  • Buscando en la papelera del navegador.
  • No se pueden volver a ver.

Respuesta: Activando el filtro Archivado en la búsqueda.

Un producto con ventas no se deja eliminar. ¿Qué haces?
  • Lo archivas.
  • Borras sus ventas primero.
  • Cambias su nombre a «borrar».
  • Lo duplicas y eliminas el original.

Respuesta: Lo archivas.

Calificación
0 0

No hay comentarios por ahora.

para ser el primero en comentar.