Archivar y desarchivar registros en masa
Lo que vas a lograr
Sacar de la vista diaria muchos registros que ya no usas, como productos descontinuados de Tienda El Roble, sin perder su historial, y recuperarlos si hace falta.
7 minN0 · Primeros pasosLección 19 de 29
Antes de empezar
- Haber leído Archivar vs eliminar en este curso.
- Permiso de edición sobre esos registros.
Paso a paso
- Abre la lista, por ejemplo Inventario › Productos › Productos, en vista de lista.
- Filtra lo que quieres archivar, por ejemplo productos con la etiqueta Descontinuado.
- Selecciona los registros (usa Seleccionar todo si son más de una página).
- Haz clic en ⚙ Acciones › Archivar y confirma.
- Para verlos de nuevo, en la búsqueda abre los filtros y activa Archivado.
- Selecciona los que quieres recuperar y usa ⚙ Acciones › Desarchivar.
⚠ Los nombres exactos de algunos menús pueden variar según las aplicaciones activas en tu Omni.
Por qué funciona así
Archivar marca el registro como inactivo: desaparece de listas y buscadores, pero sigue ligado a facturas, movimientos y reportes pasados. Eliminar, en cambio, se bloquea si el registro ya se usó, justamente para proteger ese historial.
Errores comunes y cómo salir
«No encuentro el producto para una venta»
está archivado; desarchívalo desde el filtro Archivado.
Archivé de más
filtra Archivado, selecciona y desarchiva; no se pierde nada.
Quería eliminar y no me deja
el registro tiene movimientos; archívalo en vez de eliminarlo.
Pregúntale a Turing
- «¿Cómo archivo muchos productos a la vez?»
- «¿Dónde veo los registros archivados?»
- «¿Cuál es la diferencia entre archivar y eliminar?»
Tip
Antes de archivar en masa, etiqueta los registros (por ejemplo «Descontinuado 2026»); así desarchivar después es un solo filtro.
Practica
- Crea 3 productos ficticios con la etiqueta Descontinuado.
- Archívalos en masa.
- Encuéntralos con el filtro Archivado y desarchiva uno.
Criterio de éxito: los 2 restantes siguen archivados y el desarchivado vuelve a la lista normal.
Mini-quiz
Piensa la respuesta y ábrela para comprobar.
¿Qué pasa con el historial de un producto archivado?
- Se conserva; solo deja de aparecer en listas y búsquedas.
- Se borra junto con sus facturas.
- Se envía a otra empresa.
- Se convierte en borrador.
Respuesta: Se conserva; solo deja de aparecer en listas y búsquedas.
¿Cómo encuentras registros archivados?
- Activando el filtro Archivado en la búsqueda.
- Pidiendo un respaldo de la base.
- Buscando en la papelera del navegador.
- No se pueden volver a ver.
Respuesta: Activando el filtro Archivado en la búsqueda.
Un producto con ventas no se deja eliminar. ¿Qué haces?
- Lo archivas.
- Borras sus ventas primero.
- Cambias su nombre a «borrar».
- Lo duplicas y eliminas el original.
Respuesta: Lo archivas.
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